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E-Rechnungspflicht 2027: Was Unternehmen jetzt regeln müssen
Seit Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Die eigentliche Zäsur kommt aber erst zum 1. Januar 2027: Ab diesem Datum müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro ihre B2B-Rechnungen verpflichtend als strukturierte E-Rechnung versenden – Papier und PDF genügen dann nicht mehr. Wer die Umstellung erst 2027 angeht, wird knapp: Prozesse, Formate und Vertragsklauseln lassen sich nicht über Nacht anpassen.
Die drei Phasen der E-Rechnungspflicht im Überblick
Der Gesetzgeber hat die Umstellung bewusst gestaffelt, um Unternehmen Zeit für die technische Umsetzung zu geben. Drei Phasen sind entscheidend:
Welche Formate gelten als rechtskonforme E-Rechnung?
Als E-Rechnung im Sinne des Gesetzes zählt ausschließlich ein strukturiertes, maschinenlesbares Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht. In der Praxis haben sich zwei Formate durchgesetzt:
- XRechnung – ein rein strukturiertes XML-Format, ursprünglich für den Rechnungsverkehr mit Behörden entwickelt, mittlerweile auch im B2B-Bereich verbreitet.
- ZUGFeRD (ab Version 2.1.1) – ein Hybridformat, das eine für Menschen lesbare PDF-Ansicht mit eingebetteten XML-Strukturdaten kombiniert. Für viele Unternehmen der pragmatischere Weg, weil die Rechnung weiterhin optisch prüfbar bleibt.
Eine einfache PDF-Rechnung, selbst wenn sie per E-Mail versendet wird, erfüllt diese Anforderungen nicht und gilt nach Ablauf der jeweiligen Übergangsfrist nicht mehr als ordnungsgemäße Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes.
Wichtig: Auch EDI-Verfahren bleiben zulässig, sofern aus der EDI-Rechnung die für die Umsatzsteuer erforderlichen Daten korrekt und vollständig extrahiert werden können – eine reine Datenübertragung ohne diese Extraktionsmöglichkeit genügt nach 2027 nicht mehr.
Was droht bei Nichteinhaltung?
Wer nach Ablauf der jeweiligen Übergangsfrist weiterhin Papier- oder unstrukturierte PDF-Rechnungen versendet, riskiert mehr als nur ein formales Problem. In der Praxis zeichnen sich drei Konsequenzen ab:
- Gefährdung des Vorsteuerabzugs beim Rechnungsempfänger, wenn die Rechnung nicht den gesetzlichen Anforderungen entspricht.
- Steuerliche Nachteile und Bußgelder im Rahmen von Betriebsprüfungen, insbesondere wenn keine Nachweise über die Systemkonformität vorgelegt werden können.
- Zivilrechtliche Unsicherheiten bei Dauerschuldverhältnissen, etwa wenn Verträge und AGB noch auf die alte Rechnungsform verweisen und dadurch Fälligkeit oder Zahlungsverzug strittig werden.
Sonderfall Dauerschuldverhältnisse und Abo-Verträge
Besonders praxisrelevant ist die Frage, wie mit bestehenden Verträgen umzugehen ist, die eine wiederkehrende Rechnungsstellung vorsehen – etwa Miet-, Wartungs- oder Abonnementverträge. Hier gilt eine pragmatische Regel: Wurde vor dem 1. Januar 2027 bereits eine sonstige Rechnung (Papier oder PDF) für ein Dauerschuldverhältnis ausgestellt, muss keine zusätzliche E-Rechnung nachgereicht werden, solange sich die abrechnungsrelevanten Angaben nicht ändern. Erst wenn sich etwas an den Rechnungsangaben ändert – zum Beispiel durch eine Preisanpassung –, wird für den betroffenen Zeitraum erstmals eine E-Rechnung fällig.
Für Unternehmen mit abobasierten Geschäftsmodellen bedeutet das: Wer jetzt neue Abo- oder Wartungsverträge abschließt, sollte die Rechnungsstellung von Anfang an auf E-Rechnungs-fähige Prozesse auslegen, statt später jeden einzelnen Bestandsvertrag manuell nachziehen zu müssen.
Checkliste: Was Unternehmen bis Ende 2026 klären sollten
- 01Vorjahresumsatz 2026 prüfen – liegt er über 800.000 Euro, greift die Versandpflicht bereits zum 1. Januar 2027.
- 02Rechnungsstellungsprozess auditieren – wo entstehen aktuell noch Papier- oder reine PDF-Rechnungen, die umgestellt werden müssen?
- 03Verträge und AGB sichten – enthalten bestehende Klauseln noch Regelungen zur klassischen Rechnungsstellung, die nicht mehr zur Rechtslage passen?
- 04Format festlegen – XRechnung oder ZUGFeRD, je nachdem, ob eine für Menschen lesbare Ansicht benötigt wird.
- 05Archivierung sicherstellen – E-Rechnungen müssen acht Jahre elektronisch aufbewahrt werden, ein Ausdruck genügt nicht.
- 06Software-Unterstützung klären – insbesondere bei wiederkehrender Rechnungsstellung lohnt sich frühzeitig ein System, das E-Rechnungen automatisiert im richtigen Format erzeugt.
Automatisierte E-Rechnungen für wiederkehrende Abrechnung
Gerade bei Abo- und Vertragsmodellen mit regelmäßiger Rechnungsstellung lohnt sich der Blick auf eine Subscription-Management-Software, die E-Rechnungen von Haus aus im richtigen Format erzeugt. Die Abrechnungsplattform Fakturia unterstützt ZUGFeRD und XRechnung bereits seit 2019 nativ, bindet den Kündigungsbutton nach § 312k BGB ein und exportiert Buchungsdaten direkt an DATEV. Wer die Umstellung mit einer kostenfreien Sandbox testen möchte, findet sie unter fakturia.de/testmandant, für eine individuelle Einschätzung zur eigenen Vertragslandschaft steht ein Beratungsgespräch unter fakturia.de/beratungsgespraech-vereinbaren zur Verfügung.
Kostenfreie Sandbox testenHäufige Fragen zur E-Rechnungspflicht 2027
Muss ich als kleines Unternehmen schon 2027 E-Rechnungen versenden?
Nein. Die Versandpflicht ab 1. Januar 2027 gilt zunächst nur für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz (2026) über 800.000 Euro. Kleinere Unternehmen dürfen mit Zustimmung des Empfängers noch bis Ende 2027 Papier- oder PDF-Rechnungen versenden, ehe die Pflicht ab 2028 für alle gilt.
Reicht eine normale PDF-Rechnung per E-Mail weiterhin aus?
Nur innerhalb der jeweiligen Übergangsfrist und nur mit Zustimmung des Empfängers. Danach gilt eine PDF-Rechnung nicht mehr als ordnungsgemäße Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes, da sie kein strukturiertes, maschinenlesbares Format nach EN 16931 enthält.
Welche Formate erfüllen die Anforderungen an eine E-Rechnung?
Anerkannt sind strukturierte Formate nach der europäischen Norm EN 16931, in der Praxis vor allem XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.1.1. Auch EDI-Verfahren bleiben zulässig, sofern die umsatzsteuerlich erforderlichen Daten korrekt extrahiert werden können.
Was passiert bei laufenden Verträgen mit wiederkehrender Rechnungsstellung?
Wurde für ein Dauerschuldverhältnis bereits vor dem 1. Januar 2027 eine sonstige Rechnung ausgestellt, muss keine zusätzliche E-Rechnung nachgereicht werden, solange sich die Rechnungsangaben nicht ändern. Erst bei einer Änderung, etwa einer Preisanpassung, wird erstmals eine E-Rechnung fällig.
Wie lange müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?
E-Rechnungen müssen acht Jahre lang elektronisch und maschinell auswertbar archiviert werden. Ein bloßer Ausdruck der Rechnung erfüllt diese Aufbewahrungspflicht nicht.
Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung. Für eine verbindliche Einschätzung zur eigenen Vertrags- und Abrechnungssituation empfiehlt sich die Rücksprache mit einer auf Steuer- und IT-Recht spezialisierten Kanzlei.