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Markenüberwachung als monatliches Paket, externer Datenschutzbeauftragter auf Subscription-Basis, laufende Vertragsbetreuung, Compliance-Retainer – immer mehr Kanzleien entdecken das Potenzial wiederkehrender Mandatsmodelle. Die Herausforderung: eine rechtssichere, automatisierte Abrechnung, die mit dem Kanzleialltag Schritt hält. Die deutsche Software Fakturia schließt genau diese Lücke.
Der Wandel im Kanzleimarkt: Vom Stundenhonorar zum Retainer
Das klassische Kanzleimodell basiert auf dem Stundenhonorar: Leistung erbracht, Zeit erfasst, Rechnung gestellt. Dieses Modell funktioniert – aber es hat einen entscheidenden Nachteil: Die Einnahmen sind unplanbar, der Abrechnungsaufwand ist hoch, und für den Mandanten fehlt die Kostentransparenz.
Immer mehr Kanzleien ergänzen daher ihr Angebot um pauschalbasierte, wiederkehrende Leistungsmodelle. Der Mandant zahlt einen festen monatlichen Betrag und erhält dafür ein klar definiertes Leistungspaket. Das schafft Planungssicherheit auf beiden Seiten – und eröffnet der Kanzlei eine stabile, skalierbare Einnahmebasis.
Die praktischen Einsatzfelder sind vielfältig: Markenüberwachung und gewerblicher Rechtsschutz als Dauerauftrag, externer Datenschutzbeauftragter nach DSGVO, laufende Vertragsbetreuung für Unternehmen, Compliance-Retainer für regulierte Branchen, arbeitsrechtliche Dauerberatung oder IP-Monitoring für mittelständische Unternehmen.
Was all diese Modelle verbindet: Sie erzeugen wiederkehrende Rechnungen – und damit einen Verwaltungsaufwand, der manuell schnell zur Belastung wird.
Fakturia: Subscription-Management für Kanzleien
Fakturia ist eine in Deutschland entwickelte Subscription-Management- und Recurring-Billing-Software der Luminea IT Services GmbH aus Sauerlach bei München – inhabergeführt, seit 2007 am Markt, vollständig im Privatbesitz seiner Gesellschafter und unabhängig von ausländischen Investoren.
Die Software läuft in einem TÜV-zertifizierten Rechenzentrum in Nürnberg und ist vollständig DSGVO-konform. Für Rechtsanwälte, die täglich mit hochsensiblen Mandantendaten arbeiten und berufsrechtlichen Pflichten unterliegen, ist das keine Selbstverständlichkeit – sondern eine Grundvoraussetzung. Fakturia erfüllt diese Anforderungen konsequent, mit deutschem Serverstandort und ohne Abhängigkeit von internationalen Cloud-Konzernen.
Praxisnahe Anwendungsfälle für Kanzleien
Markenüberwachung als monatliches Paket
Kanzleien, die gewerblichen Rechtsschutz anbieten, betreuen Mandanten oft dauerhaft: Überwachung auf Markenverletzungen, regelmäßige Recherchen in Markenregistern, Abmahnmanagement auf Abruf. Diese Leistungen lassen sich als monatliches Paket strukturieren – und über Fakturia vollautomatisch abrechnen.
Der Mandant erhält Monat für Monat eine korrekte, professionelle Rechnung – ohne dass die Kanzlei jedes Mal manuell tätig werden muss. Bei Anpassungen des Leistungsumfangs wechselt Fakturia den Tarif und berechnet anteilige Beträge auf den Tag genau.
Externer Datenschutzbeauftragter auf Subscription-Basis
Die DSGVO verpflichtet viele Unternehmen zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten. Kanzleien, die diesen Service als externe DSB anbieten, arbeiten typischerweise mit Jahres- oder Monatspauschalen – einem klassischen Subscription-Modell.
Fakturia verwaltet diese Verträge vollständig: automatischer Rechnungsversand, Zahlungseinzug per SEPA-Lastschrift oder Kreditkarte, Verlängerungsmanagement und bei Bedarf automatisches Mahnwesen. Kündigt ein Mandant, übernimmt Fakturia die Abwicklung inklusive Abschlussrechnung – und der gesetzlich vorgeschriebene Kündigungsbutton ist nativ integriert.
Compliance-Retainer für regulierte Unternehmen
Unternehmen in regulierten Branchen – Finanzdienstleister, Medizinproduktehersteller, Pharmaunternehmen – benötigen laufende rechtliche Begleitung: Compliance-Audits, Dokumentationspflichten, Schulungen, Vertragsreviews. Kanzleien, die diese Leistungen als monatlichen Retainer anbieten, nutzen Fakturia als zuverlässige Abrechnungsinfrastruktur.
Arbeitsrechtliche Dauerberatung für Arbeitgeber
Arbeitsrechtliche Themen – Vertragsgestaltung, Abmahnungen, Betriebsvereinbarungen, Kündigungsschutz – sind für Unternehmen dauerhaft relevant. Kanzleien, die Arbeitgebern ein monatliches Betreuungspaket anbieten, schätzen die Möglichkeit, unterschiedliche Pakete parallel zu verwalten: Basispaket für kleinere Unternehmen, Premium-Retainer für mittelständische Betriebe mit eigenem HR-Team.
IP-Monitoring und Urheberrechtsschutz
Kreativagenturen, Softwareunternehmen und Medienhäuser benötigen laufenden Schutz ihres geistigen Eigentums. Kanzleien, die IP-Monitoring als Dauerauftrag anbieten, stellen monatlich ab – und können mit Fakturia beliebig viele Tarifmodelle parallel verwalten, ohne den Überblick zu verlieren.
Laufende Vertragsbetreuung für Unternehmen
Viele mittelständische Unternehmen ohne eigene Rechtsabteilung schätzen einen festen Ansprechpartner für Vertragsprüfungen, AGB-Updates und rechtliche Ersteinschätzungen – pauschal abgerechnet, monatlich, transparent. Ein ideales Subscription-Modell für Fakturia.
Wiederkehrende Zahlungen – professionell und automatisch
Fakturia unterstützt automatische Zahlungen über Stripe, PayPal, Adyen und Unzer – per SEPA-Lastschrift oder Kreditkarte. Mandanten zahlen komfortabel und ohne monatlichen manuellen Aufwand. Rücklastschriften werden über den integrierten Kontenabgleich via finAPI automatisch erkannt und verarbeitet.
Das Ergebnis: Die Kanzlei hat jederzeit einen aktuellen Überblick über offene und eingegangene Zahlungen – ohne Kontoauszüge manuell zu prüfen.
Automatisches Mahnwesen – diskret und rechtssicher
Offene Rechnungen bei Mandanten sind heikel. Eine zu aggressive Mahnung kann eine langjährige Mandatsbeziehung belasten. Fakturia löst dieses Spannungsfeld mit einem regelbasierten, vollautomatisch ablaufenden Mahnwesen: Ton, Fristen und Mahnstufen sind individuell konfigurierbar – von der freundlichen Zahlungserinnerung bis zur letzten Mahnstufe, lückenlos dokumentiert und ohne persönliches Eingreifen der Kanzlei.
Upgrade und Downgrade: Flexible Paketanpassung
Wächst ein Mandant und benötigt ein umfangreicheres Betreuungspaket, wechselt Fakturia den Tarif und berechnet den anteiligen Mehrbetrag automatisch – proratiert auf den Tag genau. Reduziert ein Mandant seinen Betreuungsumfang, wird der Downgrade ebenso korrekt abgerechnet. Keine manuellen Korrekturrechnungen, keine Diskussionen.
Provisionsabrechnung für Kooperationspartner
Kanzleien, die über Steuerberater, Unternehmensberater oder andere Netzwerkpartner Mandate gewinnen, können die integrierte Provisionsabrechnung in Fakturia nutzen – inklusive Lifetime-Provisionen. Ein Kooperationspartner, der einen Mandanten vermittelt hat, erhält automatisch seinen monatlichen Provisionsanteil, solange das Mandat läuft. Vollautomatisch, transparent und ohne manuelle Berechnung.
DATEV-Integration: Nahtlos zur Kanzleibuchhaltung
Die direkte Anbindung an DATEV Unternehmen online macht Fakturia zur idealen Ergänzung für Kanzleien, die ohnehin mit DATEV arbeiten. Alle Rechnungen und Zahlungseingänge werden sauber übergeben – inklusive passiver Rechnungsabgrenzung für Jahrespauschalen, die buchhalterisch periodengerecht aufgelöst werden.
E-Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD und XRechnung werden automatisch erstellt – relevant für Kanzleien, die Unternehmenskunden oder öffentliche Auftraggeber abrechnen, die elektronische Rechnungen vorschreiben.
Customer Self-Service-Portal: Mandantenkomfort digital
Mandanten können über ein eigenes Portal ihre Rechnungen jederzeit einsehen, Zahlungsdaten aktualisieren und Paketänderungen anstoßen. Das reduziert administrative Rückfragen in der Kanzlei und positioniert die Kanzlei als modernen, digital aufgestellten Dienstleister – ein Wettbewerbsvorteil in einem zunehmend digitalisierten Markt.
Zapier-Integration: Fakturia im Kanzlei-Stack
Über die Zapier-Integration verbindet sich Fakturia mit über 2.000 Tools – Kanzleisoftware, CRM-Systeme, Dokumentenmanagement oder E-Mail-Marketing. Mögliche Automatisierungen: Ein neuer Retainer-Vertrag löst automatisch ein Onboarding-Dokument aus, aktualisiert den Mandantenstatus im CRM oder informiert den zuständigen Anwalt per E-Mail.
Tarife: Passend für jede Kanzleigröße
Seit März 2026 bietet Fakturia zwei Tariflinien:
FLEX-Serie – Ohne monatliche Grundgebühr, rein umsatzbasiert. Ideal für Einzelkanzleien oder kleinere Sozietäten, die gerade ihr erstes Retainer-Modell einführen. Kein Fixkostenrisiko, voller Funktionsumfang vom ersten Mandat an.
Business-Serie – Mit monatlicher Grundgebühr und Inklusivkontingenten. Für Kanzleien mit einem etablierten, wachsenden Portfolio an wiederkehrenden Mandaten.
Jetzt kostenlos testen
Eine kostenfreie Sandbox-Umgebung steht unter fakturia.de/testmandant bereit – unverbindlich und ohne Kreditkarte.
Für einen schnellen Einstieg bietet Fakturia das Premium-Onboarding (einmalig 1.200 EUR): gemeinsame Einrichtung der Umgebung und vollständige Übertragung aller Einstellungen in die Produktivumgebung.
Beratungsgespräch buchen: fakturia.de/beratungsgespraech-vereinbaren
Fazit: Retainer-Modelle brauchen professionelle Abrechnungsinfrastruktur
Das Retainer-Modell ist für Kanzleien eine der attraktivsten Möglichkeiten, planbare Umsätze aufzubauen und Mandantenbeziehungen zu vertiefen. Damit es funktioniert, braucht es im Hintergrund eine Abrechnungsinfrastruktur, die ebenso professionell und zuverlässig arbeitet wie die Kanzlei selbst.
Fakturia liefert genau das: vollautomatisch, rechtssicher, DSGVO-konform und entwickelt in Deutschland. Von der ersten Retainer-Rechnung bis zur DATEV-Übergabe läuft alles in einem System – ohne manuellen Aufwand, ohne Fehler, ohne Verzögerungen.